Рекомендации по подготовке заявок на участие в конкурсе на предоставление грантов Президента Российской Федерации на развитие гражданского общества
08.08.2018 17:55

Как хорошо разработать проект

Проблема, над которой вы собираетесь работать, должна быть определена настолько конкретно, насколько это возможно.

Цель и задачи проекта.

Цель — общее описание предполагаемых результатов и ожиданий, наивысшая точка достижений, к которой стремится организация в ходе реализации проекта. Цель должна быть реалистичной, соотноситься с проблемой, задачами, видами деятельности и ресурсами организации. Предполагаемые цели должны соответствовать самому высокому уровню результата, т.е. существенно улучшить ситуацию, изложенную в описании проблемы. В то же время, цель должна быть реальной. Не включайте цели, воздействия от которых на ситуацию не могут быть количественно или качественно измерены.

Фактически цель — это уникальное решение проблемы организацией, обладающей необходимыми знаниями, опытом, ресурсами, действия по устранению негативного явления или его причин.

Все составные части проекта рассматриваются с точки зрения соответствия цели.

Задачи, которые предполагается решить для достижения поставленных целей — это конкретное описание того, что будет выполнено и достигнуто, частные результаты, этапы на пути к достижению цели. С точки зрения оформления текста проекта, задачи лучше формулировать и перечислять в виде списка, а не излагать и описывать в повествовательной форме. Задачи формулируются в виде утверждений о действиях, ориентированных на результат, основанных на эффективности работы и поддающихся измерению в терминах. Если в проекте перечислен ряд задач, то все они должны быть связаны между собой и являться необходимыми и достаточными для достижения цели проекта.

Признаки хороших задач:

— Являются логическим следствием проблемы;

— Напрямую связаны с деятельностью по проекту и направлены на решение заявленной проблемы для достижения поставленной цели (причинно-следственная связь);

— Сформулированы четко и конкретно, выражены не общими словами, а в количественных и качественных индикаторах, которые могут стать показателями успешности выполнения проекта;

— Представляют собой конкретные промежуточные измеряемые результаты в ходе реализации проекта.

Целевая аудитория проекта

Работая над своим проектом, не ограничивайтесь общими словами, типа «молодежь города», «студенты вуза», «инвалиды колясочники» и так далее.

Поэтому:

Шаг 1. Определите наиболее важные для вашего проекта социальные, демографические, культурные, морально-деловые, психологические и прочие характеристики.

Шаг 2. Сформируйте портрет аудитории проекта на основе таких характеристик.

Шаг 3. Исходя из особенностей целевой аудитории настройте работу каждого элемента технологии проекта (например, студентов оповещайте через соцсети, а людей преклонного возраста — через газеты и личные встречи).

Помните, что полноценное понимание своей аудитории позволяет подобрать максимально адекватные и релевантные для неё технологии работы, избежать ошибок и лишних издержек.

Типичные ошибки при подготовке заявок на конкурс президентских грантов

Спешка при заполнении заявки

Самая распространенная ошибка при подготовке проекта — оставить заполнение основных разделов на последние два дня приема заявок и в итоге готовить их впопыхах, сводя комментарии к минимуму.

Завышение бюджета

Еще одна типичная ошибка — завышенный бюджет, когда организация ожидает сокращения запрашиваемой суммы гранта и «перестраховалась». Завышенный бюджет влияет на соотношение затрат и результатов и приводит к низким оценкам.

Другая ошибка — не указывать, что будет с дорогостоящим оборудованием, когда проект закончится. Те, кто просит дорогое оборудование и не говорит, что хочет продолжать проект и дальше использовать это оборудование, получают низкий балл по разделу реалистичность бюджета.

Нет вклада организации

Речь идет не только о деньгах или спонсорской поддержке. Вкладом организации может быть помощь ее волонтеров, договоренности с площадкой или тренером, использование собственного оборудования. Организаторы рекомендуют указать рыночную стоимость услуг, отметив, что это труд волонтеров или бартер.

Непродуманный план проекта

Некоторые участники конкурса так составили календарный план проекта, что сроки проведения мероприятий в совокупности не покрывали весь заявленный период реализации проекта, при этом аренда помещений и оплата труда команды проекта запрашивалась на весь период. В этом случае нарушена и логическая связность проекта, и реалистичность бюджета.

Неточные критерии результативности проекта

Ряд организаций использовал только типовые показатели результативности проекта, содержащиеся в информационной системе фонда, а они не отражали ожидаемый эффект от реализации проекта и саму его суть. Например, в качестве результатов приводилось число участников проекта, но было не понятно, в чем заключается их участие, как эти участники появляются, их кто-то отбирает или они иным способом узнают и проявляют инициативу.

Неспособность показать актуальность и самодостаточность проекта

Многие заявки вообще не предполагали собственного вклада, то есть эксперты могли сделать вывод, что либо проект не настолько актуален и важен для организации и проектной команды, что они не готовы задействовать дополнительные ресурсы, либо заявители не смогли определить денежный эквивалент таких ресурсов и представить его.

Общие фразыв описании актуальности и социальной значимости проекта

В заявках часто говорится об общемировых ситуациях, словах президента, мировых тенденциях. Эксперты, однако, ждут описания конкретной проблемы в конкретном регионе и рассказа о том, как ее решает проект. Эксперты ждут статистики и отсылок к исследованиям социальной среды в регионе — а вместо этого получают общие фразы и размытые заявления, что заставляет экспертов задуматься, понимает ли заявитель проблему в регионе.

Цели и задачи проекта не связаны с мероприятиями

Проблемы с размытыми формулировками есть и здесь: цель должна быть короткой, внятной и понятной. Распространенная ошибка — нарушение логики. Мероприятия в заявке не решают задачи проекта и приводят в итоге совсем не к заявленной цели. Непонятно, как выбранная методика решает обозначенные в заявке проблемы, а самое главное — откуда возьмутся пенсионеры, дети, молодежь, которые указаны как благополучатели? Часто организация не пишет, где она разместит информацию о своем проекте, чтобы та достигла целевой аудитории.

Затраты не соответствуют результатам, а результаты — неизмеримы

«Сотни тысяч счастливых посетителей в каждом городе» — это не результат проекта. Точно так же, как и число проведенных семинаров, научных интервью, поставленных заборов и закупленного оборудования. Эксперты хотят увидеть, сколько человек из целевой группы получили благо, насколько улучшились их социальные условия. Затраты на благотворительный проект не могут быть в разы выше, чем коммерческое оказание этой услуги.

Оторванность от рынка социальных услуг в регионе и стране

Каждый третий эксперт говорит, что организации не знают, что происходит в их секторе, в регионе и стране, часто используют устаревшие технологии и методики. И если для небольших проектов, особенно в маленьких населенных пунктах, не так важна инновационность и уникальность, то для крупных и дорогих проектов эти показатели очень важны.

Большие масштабы маленького проекта

Все организации хотят проводить мероприятия исключительно в Крыму или Севастополе — вне зависимости от рода мероприятия, а когда им отказывают, обвиняют экспертов в коррупции. Между тем положение о региональной НКО запрещает проводить мероприятия в другом регионе, для этого нужен статус межрегиональной или всероссийской организации.

При этом эксперты тоже будут смотреть, какие показатели у вас в вашем регионе. Они хотят видеть этот опыт на страницах ваших сайтов, ваших соцсетей, в СМИ, которые признают вашу значимость. Если вы просто хотите обогреть всю страну своей идеей, то эксперт не поставит высокие баллы.

Недостаток опыта

Основная проблема — когда НКО нигде, ни в заявке, ни на собственном сайте, ни в социальных сетях, не указывает опыт реализации соразмерного по сумме и масштабности проекта. Если у организации нет опыта в сфере, то он может быть у самой команды, но важно это указать. Когда заявители ставят грандиозные проекты, но у членов команды ни одного социального проекта не было, у организации не было, а масштаб — на всю Россию, получателей — миллионы, это вызывает не только сомнение, но и раздражение экспертов, которые ставят нули, что и соответствует опыту.

Партнеры без доказательств

У некоммерческой организации может быть партнер, который предоставляет ей площадку, помогает финансами или оборудованием или пишет о проекте. Но, вместо документов от партнеров с согласием на участие в проекте и готовностью оказать конкретный вид помощи, организации часто прикрепляли общие договоры о сотрудничестве с партнером или благодарственные письма. Зачастую партнерами указывались значимые организации без подтверждающих документов (писем).

Информационная закрытость организации

Ссылки на заблокированные сайты, страницы в соцсетях, где двадцать подписчиков и четыре записи, отсутствие публичных годовых отчетов, сообщений о собственных мероприятиях — все это играло не на пользу организации по данному пункту. Зачастую не было отчетов о проделанной работе даже у организаций, которые уже получали президентские гранты в прошлые годы, — только общие фразы, что проект завершен. Все эти организации получили низкие баллы.

Представление своей постоянной, текущей деятельности в виде проекта.

Искусственное вычленение куска своей текущей деятельности в конкретный период деятельности не всегда подходит и не является проектом по сути. Проектная заявка должна представлять проект, соответствующий всем его характеристикам: получение конкретных результатов за конкретный период на выделенную конечную сумму ресурсов, связанных с решением какой-либо социальной проблемы или улучшением жизни какой-либо социальной группы. Например: если вы постоянно оказываете юридические услуги социально незащищенным группам населения — придумайте проект, который предлагает какую-то новую услугу, или предоставляемую новым способом, или на новую тему, наиболее актуальную сейчас.

Принцип «мы вам сейчас причиним добро»

Необходимо провести реальное исследование проблематики и потребностей своей целевой группы, хотя бы минимальное. В проектной заявке должна четко прослеживаться связка с реальной потребностью, понимание и знание реальной ситуации в своей сфере, своей целевой группы. Эксперты, оценивающие заявки, отмечают, что этого понимания и знания зачастую нет, его не видно в заявках.

Ошибки обоснования значимости социального проекта

Доказать, что ваш проект является актуальным — это не менее ⅓ успеха. Все дело в том, что именно из проблематики следует целеполагание проекта и последующая разработка технологии достижения результатов. Более того, обоснование актуальности проекта — это лицо заявителя (не много не мало), потому что по данному пункту можно очень многое понять, в том числе насколько заявитель «в теме» и даже насколько он адекватен.

Тем не менее, именно в этом пункте допускается немало ошибок, которые приводят проект к неудаче во время экспертизы. Вот некоторые из них:

1) Излагать общими словами.

Трудно передать то чувство легкой нервозности, которое посещает эксперта, когда он читает общие фразы из разряда «все-обо-всем». Хуже этого может быть только попытка автора проекта показаться чрезмерно умным и описывать простые вещи сложными оборотами с применением специфической лексики.

2) Не приводить подтверждающих данных.

Ваше личное мнение — это прекрасно. Но вряд ли оно может считаться достаточным. Даже если вы являетесь признанным экспертом в области, в которой планируете реализовать проект, то все-равно необходимо представить данные качественного и количественного анализа со ссылками. Если же вы пока не имеете имени в выбранной области, то ссылка на авторитетные источники — острейшая необходимость.

3) Думать, что эксперт и так с вами согласен.

«Ведь указываемая проблема настолько очевидна!» — скажете вы. Возможно. Но задача эксперта не искать обоснование внутри себя (своего опыта и убеждений). Он должен увидеть, что вы четко понимаете суть вопроса и адекватно воспринимаете ситуацию.

4) Заниматься агитацией.

Поверьте, эксперты конкурсов — это уже люди с определенной жизненной позицией, ценностными ориентациями и собственным мнением. И раз уж они вас оценивают, значит верят в необходимость позитивных изменений не меньше вашего. Не стоит тратить свое время и время эксперта на убеждения. Помните, что фонды подбирают «уже убежденных» экспертов, чьи взгляды не вызывают сомнений.

5) Чрезмерно глобализировать.

Особенно, если вы местная организация. Не стоит описывать проблемы, начиная со слов «люди всего мира...», «молодежь всей страны...» и так далее. Это лишнее. Также не забывайте, что локализация вашей целевой аудитории — это немаловажный аспект. Не целевой аудитории «молодежь» или «пенсионеры и так далее. Не путайте социально-возрастные группы с целевой аудиторией проекта. Локализация проблемы и целевой аудитории — обязательное условие для успеха.

6) Пытаться «валить в одну кучу».

Наверно, те, кто так делают, надеются на то, что приписав в своем обосновании как можно больше различных проблем, сфер, анализов и данных, их проект станет более «тяжеловесным» и авторитетным. Не питайте иллюзий. В таком случае эксперт либо решит, что вы хотите его запутать, либо сочтет ваши компетенции слишком низкими. Сфокусируйтесь на чем-то конкретном.

7) Рассказывать о себе.

О себе вы еще напишете в соответствующем разделе. Не надо сейчас говорить, что вы имеете необходимый опыт и какая вы классная организация. Всему свое время. Пока дайте эксперту понять, что вы четко разбираетесь в проблеме и конкретно обозначаете, что хотите сделать.

8) «Притягивать за уши».

Некоторые проекты действительно сложно обосновать с точки зрения их социальной значимости. Просто потому, что ее нет. Либо потому что заявитель достаточно не разбирается в проблематике или не имеет серьезных намерений по ее решению. В этом случае многие пытаются представить хоть какие-нибудь аргументы, делая ложные выводы, которые якобы обосновывают важность проекта. Так делать не надо. Это выглядит непрофессионально, приводит к снижению баллов экспертами.